Jeden właściciel po obu stronach

Po stronie inwestora wyznacz Ownera decyzji, po stronie wykonawcy PM-a. Tylko ta para „zamyka” temat; pozostali są konsultowani w razie potrzeby.
Dlaczego to działa? Znika rozproszona odpowiedzialność (wszyscy na CC = nikt).
Przykład teoretyczny: detal wymaga akceptacji. Zamiast wysyłać mail do pięciu osób, PM kieruje kartę decyzji wyłącznie do Ownera. Po akcepcie karta trafia do repo i na front robót — bez „kółek honorowych”.

Matryca decyzyjna: co, kto, w ile

Przygotuj tabelę: kto decyduje / kto opiniuje / kto informowany dla typów spraw (techniczne, kosztowe, terminowe). Ustal SLA: np. 4 h (pilne), 24 h (standard), 48 h (z konsultacją).
Dlaczego to działa? Każdy zna swoją rolę i horyzont odpowiedzi.
Przykład teoretyczny: zapytanie o zamiennik materiału ma SLA 24 h i jasno określonego decydenta; jeśli nie zbierze opinii w czasie, wraca automatycznie do Ownera z prośbą o decyzję „warunkową”.

Jedno źródło prawdy (repozytorium, nie załączniki)

Zamiast wędrujących PDF-ów — repozytorium projektu z wersjonowaniem i stałymi linkami. W korespondencji używamy linku, nie pliku.
Dlaczego to działa? Kończy się zamieszanie „która wersja jest ostatnia?”.
Przykład teoretyczny: karta decyzji zawiera link do aktualnego rysunku. Każdy widzi ten sam dokument, więc akcept dotyczy dokładnie tej wersji.

Zmiany w kontrolowanym korytarzu

Podziel zmiany na małe / średnie / duże i przypisz im odpowiednie ścieżki oraz SLA. Każda zmiana ma numer i status.
Dlaczego to działa? Sprawy nie giną w mailach; pilne rzeczy idą krótszą drogą.
Przykład teoretyczny: drobna zmiana koloru listwy (mała) nie czeka na komitet — Owner zatwierdza w karcie w ciągu kilku godzin.

Rytm, który nadaje tempo

Wprowadź krótkie, regularne spotkania (15–20 min) dla spraw blokujących fronty; reszta leci asynchronicznie jedną ścieżką.
Dlaczego to działa? Znika „martwy czas” między wątkami.
Przykład teoretyczny: codzienny stand-up zamyka listę blokad; każda dostaje ownera i termin zgodny z SLA.

Eskalacja bez dramatu

Jeżeli SLA mija — temat automatycznie eskaluje do wyższego szczebla (po stronie inwestora i wykonawcy).
Dlaczego to działa? Chroni harmonogram bez konfliktów personalnych.
Przykład teoretyczny: brak akceptu w 24 h uruchamia powiadomienie do kierownika projektu i zastępcy Ownera — decyzja zapada jeszcze tego samego dnia.

Mierniki, które widać

Mierz lead time decyzji, liczbę RFI i reopen rate (ile decyzji wraca do poprawy).
Dlaczego to działa? Widać wąskie gardła (temat/rola/etap) i można je świadomie „odtykać”.
Przykład teoretyczny: jeśli rośnie reopen rate, doprecyzowujesz format karty decyzji (wymóg pokazania 2 wariantów + ryzyk).

Onboarding na starcie

Na kick-offie ustal: ownerów, matrycę, SLA, repozytorium, format karty, konwencję nazw plików.
Dlaczego to działa? Zespół umawia zasady zanim pojawi się pierwszy spór o wersję dokumentu.
Przykład teoretyczny: wszyscy dostają „instrukcję pracy” na jednej stronie PDF — nowi członkowie zespołu wdrażają się w godzinę.

Scenariusz teoretyczny — od CC do 1-ścieżki

Przed: PM wysyła pytanie detalu do pięciu osób; wracają trzy różne odpowiedzi i dwie wersje rysunku. Po kilku dniach temat „wraca do uzgodnień”.

Po wdrożeniu 1-ścieżki: PM wysyła kartę decyzji z dwoma wariantami i rekomendacją do Ownera. Link prowadzi do aktualnego rysunku w repo. Owner decyduje w ramach SLA, karta automatycznie zmienia status i trafia do dziennika decyzji. Front nie czeka.

FAQ – najczęstsze pytania

1. Czym 1-ścieżka różni się od „wszyscy na CC”?
W 1-ścieżce każda sprawa ma konkretnego decydenta i termin. CC zwiększa liczbę odbiorców, nie odpowiedzialność.

2. Jak ustawić sensowne SLA?
Zmapuj wpływ decyzji na front robót. Krytyczne (blokują montaż) — krótkie SLA; standardowe — dobowe; z konsultacją — dłuższe. Najważniejsze, by SLA były uzgodnione i mierzone.

3. Jakie narzędzie na „jedno źródło prawdy”?
Dowolne z wersjonowaniem i stałymi linkami (DMS/Drive/SharePoint/PM tool). Kluczowa jest zasada: link zamiast załącznika.

4. Po czym poznasz, że model działa?
Decyzje kończą się w ramach SLA, maleje liczba RFI i rzadziej „wracają” do poprawy. Zespół wie, kto decyduje i skąd pobrać aktualny dokument.